Những lưu ý khi hủy hóa đơn điện tử dành cho doanh nghiệp

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc gặp những sự cố là điều không thể tránh khỏi. Một trong những biện pháp khắc phục đó chính là hủy hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần lưu ý những chú ý quan trọng sau, để đảm bảo việc hủy hóa đơn điện tử được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.

Chỉ hủy hóa đơn điện tử khi có sự thỏa thuận của hai bên giao dịch

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC đã quy định rất cụ thể rằng: Chỉ hủy hóa đơn điện tử khi được sự đồng ý của cả hai bên giao dịch (bên bán và bên mua). Do vậy, các doanh nghiệp cần hết sức lưu ý điều này, tránh việc đơn phương hủy hóa đơn điện tử, gây ra những hậu quả không mong muốn cho doanh nghiệp.

Không nhất thiết phải có chữ ký số của bên mua

Trong nhiều trường hợp, bên mua không phải là doanh nghiệp nên không sử dụng chữ ký số; trong trường hợp này, việc yêu cầu bên mua ký số vào hóa đơn điện tử là điều rất khó thực hiện. Do vậy, bên bán và bên mua có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy và hai bên cùng ký tên, bên bán tiến hành đóng dấu vào văn bản.

04 trường hợp doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn điện tử
Tại Nghị định 119/2018 đã quy định 03 trường hợp cụ thể doanh nghiệp sẽ tiến hành hủy hóa đơn điện tử, bảo gồm:

-Trường hợp hóa đơn điện tử phát hiện sai sót khi chưa gửi cho bên mua

– Trường hợp gửi cho bên mua rồi mới phát hiện ra có sai sót

– Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai sót đã được cấp mã

Đây là 03 trường hợp cụ thể, doanh nghiệp cần tiến hành đối chiếu, để có thể tiến hành hủy hóa đơn điện tử theo đúng quy định.

Bên cạnh 03 trường hợp trê, doanh nghiệp cũng có thể tiến hành hủy hóa đơn điện tử trong trường hợp hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ. Bởi, theo luật kế toán, hóa đơn điện tử sẽ có một thời gian lưu trữ nhất định. Khi hết thời hạn đó, nếu không có quyết định khác từ cơ quan nhà nước thì doanh nghiệp sẽ được phép tiêu hủy hóa đơn điện tử.

Phân biệt hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý về việc hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử.
Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng.

Tiêu hủy hóa đơn điện tử chính là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu tới các thông tin được chứa trong nó.

Việc hủy bỏ hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa hủy.
Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử phải đảm bảo hệ thống thông tin hoạt động bình thường.
https://thuviendinhduong.com/

https://thuviendinhduong.com/category/tin-tuc/