Mẹo lưu trữ hóa đơn điện tử khoa học, an toàn cho DN
Ngoài công tác kiểm tra hóa đơn điện tử thì công tác lưu trữ hóa đơn cũng là khâu quan trọng không kém. Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ được lưu trữ trực tuyến trên hệ thống của đơn vị cung cấp ít nhất là 10 năm theo luật kế toán. Tuy nhiên, có nhiều trường hợp rủi ro khi nhà cung cấp này giải thế hoặc gặp vấn đề trục trặc về hạ tầng kỹ thuật thì việc mất hóa đơn là điều có thể xảy ra. Do đó, các doanh nghiệp nên chủ động lưu trữ hóa đơn điện tử. Một vài mẹo để có thể lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:
Đối với hóa đơn mua vào
Doanh nghiệp hãy tạo một email riêng để có thể lưu hóa đơn và thông báo email này với tất cả các bên bán, đồng thời được cài đặt để chuyển tiếp về email cấp quản lý. Sau đó, tiến hành lập thư mục Google Drive. Ngay khi nhận được email này, kế toán hãy tải xuống và lưu trữ tại thư mục trên máy tính. Tiến hành đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, tên người bán, số hóa đơn.
Sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 file Excel. Sau cùng là đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive.
https://thuviendinhduong.com/nhung-luu-y-khi-huy-hoa-don-dien-tu-danh-cho-doanh-nghiep/
Đối với hóa đơn điện tử bán ra
Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính: Cập nhật một số nội dung trên hóa đơn điện tử đó vào 1 file excel. Thư mục chứa file excel này cũng nên được đồng bộ với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.
Như vậy, cũng giống như việc kiểm tra hóa đơn, các thao tác lưu trữ hóa đơn điện tử cũng vô cùng đơn giản, giúp doanh nghiệp có thêm phương án dự phòng hữu ích, đảm bảo hóa đơn điện tử không bị mất. Hiện nay, dự thảo về xử phạt hành chính thuế, hóa đơn đã được ban hành nhằm lấy ý kiến của các cơ quan, ban ngành, đoàn thể. Mức xử phạt đối với hành vi làm mất hóa đơn tương đôi lớn, do vậy, để tránh mắc sai phạm, doanh nghiệp ngoài việc tìm kiếm một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng thì nên tìm phương án lưu trữ hóa đơn điện tử tốt nhất cho doanh nghiệp mình.
Hy vọng những chia sẻ trên đây đã giúp doanh nghiệp có thêm một phương án lưu trữ hóa đơn điện tử hữu hiệu. Trước thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, đây là thời điểm để các doanh nghiệp chuyển đổi, tìm hiểu các quy định, cách sử dụng, xử lý đối với hóa đơn điện tử để đảm bảo quá trình sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy được diễn ra tốt nhất.
https://thuviendinhduong.com/category/tin-tuc/